町内会・PTA の一斉連絡を、名簿からそのまま送る
町内会・PTA・自治会の連絡網には、毎年同じ 3 つの悩みが出ます。
①全員が同じ手段を使えるわけではない(LINE を使わない方が必ずいます) ②名簿を預かる責任(アドレスや電話番号を、参加者どうしに見せない) ③引き継ぎ(役員が代わるたびに、名簿が一から作り直しになる)。手段を 1 つに決めようとすると①で詰まります。使い分けの表から始めます。
連絡手段の使い分け
| 手段 | 全員に届くか | お互いに見えるか | 向いていること |
|---|---|---|---|
| LINE グループ | 使っていない方には届きません | 参加者どうしに見えます | 日常の相談、写真の共有 |
| メール(BCC) | アドレスをお持ちの方に届きます | 見えません | 定例のお知らせ、資料の添付 |
| SMS(1 人ずつ) | 携帯番号があれば、ほぼ確実に届きます | 見えません | 急ぎ・短い連絡(中止、変更、集合時刻) |
| 電話リレー | 届きますが、時間がかかります | — | 最終手段。伝言が変わる前提で |
| 紙の回覧板 | 回るまで数日 | — | 急がないお知らせ |
名簿を預かる方が、いちばんやってはいけないのは「宛先欄に全員のアドレスを並べて送る」ことです。受け取った全員が、全員のアドレスを見て、そのまま転送できます。しかも一斉送信は取り消せません。メールで送るなら BCC、SMS なら 1 人ずつ——ここだけは手を抜けません。
名簿は一度だけ作る。次からは、開いて送るだけ
連絡網を作って回す手順
- 班・学年・係など、用件ごとにグループを作ります(「町内会 3 班」「PTA 学年」「役員」)。おひとりが複数のグループに入っていてかまいません。
- 連絡先の一覧から、押しながらなぞって選びます。上に「N 人を選択中」と出ます。入れたあとで取り消せます。
- 急ぎは SMS(1 人ずつ)、資料つきはメール(BCC)。グループを開いて経路を選ぶだけです。
- 役員が代わるときは、グループ名つきの vCard を書き出して引き継ぎます(個人情報ですので、渡し方にはご注意ください)。
差し込みがあると、回覧の文面が事務的になりません
「{姓} 様」と書いたひな形は、20 人へ 20 通、それぞれのお名前に差し替わって届きます。姓の登録が無い方には、お名前全体か会社名で埋めます。「 様」という空欄だけの本文は作りません。
町内会の名簿では、世帯主のお名前しか無い方、屋号で登録されている方が混ざります。差し込みの札が空になると、そこだけ失礼な文面が届いてしまう——一斉送信は取り消せないので、ここは仕組みで塞いであります。
よくあるご質問
高齢の方が多く、メールアドレスをお持ちでない方がいます。
SMS(1 人ずつ)をお使いください。番号を 1 本も持っていない方は、送信の前に人数でお知らせしますので、その方だけお電話や回覧に回せます。送信のあとも印が残るので、次の回で漏れません。
何人まで送れますか?
お支払いのあとは、宛先の人数に上限を設けていません。ただし短時間に大量の SMS を送ると、通信会社の側で制限がかかることがあります。数十人ずつに分けてお送りください。
名簿を役員のあいだで引き継げますか?
グループ名つきの vCard として書き出せますので、ファイルでお渡しできます。名簿は個人情報ですから、渡す相手と渡し方(手渡し、パスワード付きの受け渡し)は、会のきまりに沿ってお決めください。
費用はいくらですか?
ダウンロードは無料です。無料のままでもグループ 2 つ、一斉送信は 1 回 3 人までお試しいただけます。すべてお使いいただくには一度きりの ¥1,500 で、月々のご請求はありません。広告も表示しません。